Hoe maak je een factuur?

Als je aan freelancen doet, moet je klanten uiteindelijk om geld vragen. Facturering is essentieel - doe het niet, word niet betaald. In dit artikel bespreken we de kenmerken van een goede factuur en geven we je een voorbeelddownload.

Inhoud

• Belangrijkste kenmerken van een factuur
• De kleine lettertjes

Belangrijkste kenmerken van een factuur

Er zijn een aantal belangrijke kenmerken die ik u aanraad om op te nemen in uw facturen. Zo snel mogelijk betaald krijgen betekent geen ruimte laten voor verwarring bij de klant. Uw factuur moet direct ter zake komen en geen ruimte laten voor interpretatie.

FACTUUR
Uw allereerste taak is ervoor te zorgen dat de ontvanger precies weet naar wat voor soort document ze kijken. De meeste mensen doen dit door het woord INVOICE boven aan het document te tikken in een lettertype dat zo groot is dat het gewoon niet over het hoofd kan worden gezien.

Datum & Factuurnummer
Vermeld vervolgens de datum en een uniek factuurnummer. De datum laat u en de klant precies weten wanneer de factuur is verzonden - een handige referentie als uw betaling vertraging oploopt. Met een uniek factuurnummer kunt u specifiek verwijzen naar het document in uw administratie en in communicatie met uw klant.

Microsoft Word heeft een autotekstfunctie waarmee u een datumveld in een document kunt plaatsen. Dit datumveld wordt vervolgens bijgewerkt met de datum van vandaag telkens wanneer het document wordt geopend. Zorg ervoor dat u dit autotext-veld niet opneemt in facturen die digitaal (e-mail, enz.) naar een klant worden verzonden. Het maakt niet uit dat uw factuur zes weken oud is als de boekhouding elke keer dat ze het bestand bekijken de datum van vandaag ziet.

De afzender
Vermeld uw (of uw bedrijf) naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer. Mochten er zich problemen voordoen, dan mag er geen twijfel bestaan ​​over hoe u contact met u kunt opnemen.

De ontvanger
Vermeld de naam en het adres van de persoon of organisatie die wordt gefactureerd. U kunt hier ook telefoon- en e-mailcontactgegevens opnemen.

Functieomschrijving
Ik neem graag een korte functiebeschrijving op in elke factuur - een algemene verklaring die de opdracht beschrijft die wordt omvat door de regelitems van de factuur. De boekhoudafdeling is misschien niet bekend met webontwikkelingsservices, php-programmering en grafisch ontwerp, maar een korte beschrijving met Ontwerp en ontwikkeling van een website voor de jaarlijkse campagne van Acme Company zou al hun vragen moeten beantwoorden.

Regelitems
Nu voor het vlees en de aardappelen. Vermeld elk afzonderlijk item waarvoor de klant wordt gefactureerd. Een typische factuur bevat een hoeveelheid, beschrijving, eenheidsprijs en regeltotaal op elke regel. Het regeltotaal is de eenheidsprijs vermenigvuldigd met de hoeveelheid.

Totalen
Maak ten slotte een lijst van het totale verschuldigde bedrag - de som van de totalen van elke regel. Als u belasting meetelt in dit totaal, moet u ook een apart vakje opnemen om aan te geven hoeveel belasting in rekening wordt gebracht.

De kleine lettertjes

Een aspect dat ik in deze voorbeeldfactuur heb weggelaten, zijn de kleine lettertjes. Het kan voor u nodig zijn om onder aan uw facturen diverse legalese op te nemen. Deze kleine lettertjes kunnen de specifieke voorwaarden van het contract bevatten waarvoor u een factuur verstrekt. Als dit nodig is, is het volledig aan jou om op te nemen aangezien (a) ik geen advocaat ben, en (b) het ver buiten het bestek van dit artikel valt.